LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLE NOTE SPESE

 

La nota spese aziendale è un documento utilizzato dai dipendenti di un'impresa per chiedere il rimborso delle spese sostenute per motivi di lavoro.

L'Agenzia Entrate ha recentemente fornito chiarimenti in merito alla conservazione delle note spese “dematerializzate” prodotte dai dipendenti trasferisti.

In particolare detta procedura può essere effettuata:

• Tramite accesso al sistema predisposto, direttamente dai dipendenti o dai loro delegati
• Purchè i documenti rispettino i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità previsti dal Cad
• Anche se la nota spese è sprovvista della firma digitale o elettronica qualificata del trasfertista.

DAL DOCUMENTO ANALOGICO A QUELLO INFORMATICO

Un documento analogico è un documento formato su supporto cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. documento scritto a mano o a macchina da scrivere).

I documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici qualora rispettino i suddetti requisiti:

• Immodificabilità (il documento non può subire alterazioni di alcun tipo)
• Integrità (il contenuto non può subire modifiche)
• Autenticità (è necessario un riferimento univoco tra chi ha creato il file ed il documento medesimo, in modo che non possano esserci dubbi sulla provenienza dello stesso)
• Leggibilità

Devono inoltre utilizzare i formati previsti dal Codice dell'Amministrazione Digitale.

DEMATERIALIZZAZIONE NOTE SPESE

La dematerializzazione delle note spese segue un processo da seguire in ogni sua fase con la massima attenzione.

I passaggi redatti dall’Agenzia delle Entrate per l’elaborazione della documentazione sono:

• Formazione del giustificativo informatico: il giustificativo di spesa è acquisito come documento informatico. Se cartaceo può essere fotografato o scansionato
• Formazione della nota spese aziendale: per dare vita al documento digitale, il dipendente deve accedere ad una piattaforma ad hoc con i propri dati personali, la password di accesso e l’ID fornitogli.
• Controllo delle spese: A questo punto l’ufficio amministrativo effettua il controllo circa la congruenza dei giustificativi rispetto alla normativa fiscale e alla policy aziendale.
• Approvazione della nota spese: vi è quindi l’approvazione della nota spese con i relativi allegati da parte del responsabile del dipendente
• Conservazione dei giustificativi analogici: la nota spese è contabilizzata tramite un sistema automatico, che la rende immodificabile e pronta per la conservazione elettronica
• Esibizione della nota spese e dei giustificativi di spesa pertinenti: l'azienda, indipendentemente dal sistema di conservazione documentale scelto, dovrà obbligatoriamente disporre di un sistema di esibizione in modalità telematica dei giustificativi di spesa correttamente conservati.

I vantaggi di una digitalizzazione delle note spese sono molteplici, tra cui:

• La possibilità di gestire fatture e rimborsi in modo digitalizzato
• Ottimizzazione delle tempistiche amministrative e contabili.

Tutto ciò perché il lavoro di caricamento, archiviazione e conservazione digitale viene svolto attraverso appositi software.

 

Articolo redatto da Marzia Meda

LO STUDIO COGGIOLA

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